Le Secrétariat Général

Le Secrétariat Général

Le Secrétariat Général du Conseil Economique, Social et Environnemental dirigé par un Secrétaire Général, comprend, outre le Secrétaire Général adjoint et le Conseiller technique du Secrétaire Général :

les Services rattachés au Secrétaire général :

le Secrétariat administratif des séances;

le Bureau du Courrier Général ;

le Bureau d’Accueil et de Sécurité ;

le Bureau d’appui logistique ;

les Directions :

la Direction Administrative et Financière ;

la Direction de la Communication et de l’Information ;

la Direction de la Planification et des Etudes;

1-     Le Secrétaire Général

Placé sous le contrôle du Bureau et l’autorité du Président, le Secrétaire Général assure l’administration du CESE et, à ce titre, il :

assiste aux séances du Bureau et en tient procès-verbal ;

reçoit les instructions du Président et veille à leur exécution par les directions et services compétents ;

organise et veille au bon fonctionnement du travail des commissions ;

tient, en archives, les minutes des procès-verbaux des sessions ainsi que les comptes rendus « in extenso » des débats ;

coordonne l’élaboration, la mise en forme des rapports et avis du CESE et procèdent à leur transmission, dans les délais, à leurs destinataires ;

Prépare les documents administratifs du Conseil ;

Organise, en relation avec le Service du protocole, les rencontres et visites internes et/ou externes du Conseil ;

Assure la gestion du courrier « arrivée » et « départ » du Conseil ;

Veille au bon fonctionnement des Directions et autres services rattachés au Secrétariat Général.

2-     Le Secrétaire Général Adjoint

Le Secrétaire Général Adjoint assiste le Secrétaire Général dans l’exercice de ses missions. Il assure son intérim en cas d’absence.

Sous l’autorité du Secrétaire Général, le Secrétaire Général Adjoint est chargé de la supervision des travaux du Secrétariat Administratif des Séances et du Bureau d’Appui Logistique. A ce titre, il doit, en relation avec le Conseiller technique du Secrétaire Général, veiller :

À la coordination des travaux du Secrétariat Administratif des sessions ;

Au déroulement normal des travaux des commissions ;

À la supervision de l’élaboration des rapports, procès-verbaux et comptes rendus des sessions plénières ;

Traiter tout ou partie du courrier arrivée/départ pour le compte du Secrétaire Général. ;

Traiter toute autre affaire que lui confie le Secrétaire Général.

3-     Les conseillers techniques

Le Secrétaire Général est assisté dans ses différentes missions par les Conseillers techniques.

Les Conseillers techniques traitent toutes les questions que leur confie le Secrétaire Général.

Ils peuvent lui faire des propositions sur les actions susceptibles d’améliorer le fonctionnement de l’administration et/ou l’exécution des missions du Conseil Economique, Social et Environnemental.

4-     Les services rattachés

4-1 Le Secrétariat administratif des sessions

Rattaché au secrétariat général et placé sous la supervision du secrétaire général adjoint, le secrétariat administratif des sessions a pour mission de :

préparer les convocations et de veiller à leur transmission;

préparer la programmation des réunions de commission et en assurer le suivi ;

établir  les feuilles de présence ;

mettre au point les dossiers et documents de travail à tenir à la disposition des Conseillers, à l’occasion des réunions des différentes instances du Conseil;

superviser l’élaboration des procès-verbaux des séances et des comptes rendus analytiques à l’occasion des réunions des différentes instances du Conseil Economique, Social et Environnemental.

Il est également responsable de l’organisation matérielle des séances et peut, le cas échéant, requérir l’assistance de tout service du Conseil Economique, Social et Environnemental dont  le concours est jugé nécessaire. Il est placé sous la supervision du Secrétaire Général Adjoint et comprend, en outre, tous les directeurs et chefs de service du Conseil.

4-2 Le Bureau d’Appui logistique

Placé sous la supervision du Secrétaire Général Adjoint, le Bureau d’Appui Logistique est chargé :

de la reproduction de tous les documents nécessaires aux travaux des conseillers, avant et au cours des  rencontres;

de la sonorisation des salles de réunion et de l’enregistrement des débats ;

de la salubrité des lieux de réunions.

4-3 Le Bureau du Courrier Général

Placé sous l’autorité du Secrétaire Général, le Bureau du courrier général est chargé de :

l’enregistrement du courrier commun à l’arrivée comme au départ ;

la ventilation du courrier interne ;

le contrôle de la reprographie des documents ;

le classement du courrier traité ;

l’exécution le courrier départ.

Il est dirigé par un chef de bureau et comprend, en outre, un agent du courrier et un vaguemestre.

4-4 Le Bureau d’Accueil et de Sécurité

Placé sous l’autorité du Secrétaire Général, le  Bureau d’Accueil et de Sécurité est chargé de :

veiller à la sécurité des locaux, des conseillers et du personnel;

tenir les feuilles d’émargement des agents ;

garder les clés des bureaux et les remettre à leurs titulaires;

accueillir et orienter les personnes étrangères au Conseil.

Il comprend les agents de sécurité et le personnel d’accueil.

5-     Les Directions

5-1 La Direction de la Planification et des Etudes

Sous l’autorité du Secrétaire Général, la Direction de la Planification et des Etudes a pour mission essentielle d’assister techniquement les conseillers et les commissions techniques du Conseil dans la préparation de leurs dossiers et travaux préparatifs à des avis pertinents sur les textes de saisine ou d’auto-saisine.

En outre, elle est chargée :

de planifier les travaux des sessions (séances plénières, réunions et missions des commissions) ;

D’identifier et de préparer les lettres d’invitation des structures devant être auditionnées par les commissions ;

D’accompagner et d’appuyer les commissions dans leurs travaux, plus précisément dans la recherche documentaire, l’élaboration de note synthétique, la rédaction des procès-verbaux et des projets de rapport ;

de superviser la transcription intégrale des procès-verbaux des sessions et des comptes rendus analytiques ;

de veiller à la conformité des études par rapport à la législation en vigueur.

La Direction de la Planification et des Etudes comprend :

la Division des Commissions économiques et financières ;

la Division des Commissions sociales, sportives et culturelles ;

la Division des Commissions environnementales ;

la Division des Archives et de la Documentation.

-5-2 La Direction administrative et financière

Sous l’autorité du Secrétaire Général, la Direction administrative et financière est chargée de la gestion du patrimoine, des moyens généraux et des ressources humaines, financières et matérielles du CESE.

Elle administre les crédits du Conseil et est chargée de l’établissement des bons de commande, de la passation des marchés, de la réception des livraisons, de la comptabilité matière, etc.

Elle comprend :

la Division des finances et de la Comptabilité :

Elle est chargée de la gestion des crédits budgétaires et de la comptabilité. Entre autres tâches, elle doit :

préparer, en relation avec les autres services concernés, le projet de budget du Conseil;

établir les bons de commande et d’engagement et en assurer le suivi ;

préparer les marchés de fournitures ou de travaux ;

préparer, en rapport avec les services concernés, les contrats ;

établir les bons de commandes  et de travaux et d’en assurer le suivi ;

tenir des registres comptables ;

préparer le rapport annuel sur l’exécution du budget;

établir en liaison avec le secrétariat administratif des sessions les indemnités de sessions dues aux Conseillers.

la Division des Ressources Humaines :

Elle est chargée de l’administration et de la gestion du personnel du Conseil, du recrutement jusqu’à la retraite.

Elle prépare tous les actes relatifs au personnel et veille à la mise à jour du dossier de chaque agent.

Elle prépare, chaque mois les états de paiement des salaires des agents, édite et remet aux intéressés les bulletins de salaire.

la Division du Matériel et de la Logistique :

Elle établit les besoins en fournitures et matériels de bureau sur la base des expressions formulées par les utilisateurs. Elle veille à la conformité des commandes avec les besoins, procède à la réception et à la garde des matériels et les met à la disposition des agents.

Elle gère tout le matériel du Conseil et tient à jour les fiches de recensement par bureau ainsi que les registres de comptabilité matières.

-Elle gère le parc automobile du Conseil. Elle dispose, dans ce cadre, d’un pool des chauffeurs, dirigé par un agent faisant office de chef de parc, qui assure le déplacement des agents pendant les heures de services, le déplacement des délégations officielles, l’acheminement des courriers ou toute autre tâche demandée par le Secrétaire Général.

Elle supervise et veille sur l’entretien des locaux.

5-3 La Direction de la Communication et de l’Information

Sous l’autorité du Secrétaire Général, la Direction de la Communication et de l’Information est chargée de toutes les questions de communication et d’information qui intéressent le Président et l’Institution.

A ce titre, elle est chargée, notamment:

d’élaborer le plan de communication interne et externe du Conseil ;

d’assurer la mise en œuvre et le suivi des plans de communication élaborés ;

d’assurer la mise en œuvre et le suivi de toutes les actions de communication du Conseil ;

d’élaborer un plan média pour le Conseil ;

de préparer les supports de communication pour le Conseil ;

d’assurer la coordination de la rédaction de la revue trimestrielle du Conseil ;

de superviser la mise en place et  l’administration du site web du Conseil ;

d’assurer la revue de presse du Conseil ;

de servir d’interface entre la presse et le Conseil ;

de contribuer à l’élaboration du rapport annuel du Conseil.

Elle comprend :

la division de la communication, chargée de toutes les questions de communication du Conseil ;

la division de l’information et des publications chargée d’éditer les publications, de procéder à leur diffusion et de gérer les abonnements;

la division de l’informatique chargée de la gestion du parc informatique, de la gestion du site web ainsi que de tout autre logiciel utile à l’administration.

1 Comment

  • dota2

    9 novembre 2019 at 6:11

    Hello. Do you allow guest posts on cesesenegal.sn ?

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